Data Retention & Deletion Policy / Aufbewahrungs- und Löschrichtlinie

Brand

Nidai

Owner / Inhaber

Mohamed Essam Mohamed Shafey

Address / Anschrift

Frankfurter Allee 281, 10317 Berlin, Germany

Website

https://nidai.eu

Email / E-Mail

hallo@nidai.eu

Phone / Telefon

+49 157 51456670

Legal form / Rechtsform

Einzelunternehmen (sole proprietorship, not registered in the commercial register)

VAT / USt.

VAT is not charged pursuant to § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).

Tax / Steuer

Steuernummer pending; USt-IdNr. pending.

Default retention schedule / Standard-Aufbewahrungsplan

• Call transcripts: 12 months, then automatically and permanently deleted by the call platform. / Anruftranskripte: 12 Monate, danach automatisch und dauerhaft durch die Call-Plattform gelöscht.
• AI Receptionist call summaries: 12 months, same retention as the transcript they are stored alongside. / AI-Receptionist-Anrufzusammenfassungen: 12 Monate, wie das jeweilige Transkript.
• Call recordings: retained for 12 months in the call platform, then automatically deleted. Business customers receive transcripts, not recordings. / Anrufaufzeichnungen: 12 Monate in der Call-Plattform aufbewahrt, danach automatisch gelöscht. Geschäftskunden erhalten Transkripte, nicht die Aufzeichnungen.
• Booking / appointment data: 12 months after appointment date. / Buchungs-/Termindaten: 12 Monate nach Termin.
• Customer account data: for the duration of the subscription plus 90 days after cancellation; then account and linked personal data are deleted, except legal records. / Kundenkontodaten: für die Dauer des Abonnements plus 90 Tage nach Kündigung; danach Löschung des Kontos und verknüpfter personenbezogener Daten, außer rechtlich aufzubewahrende Unterlagen.
• Payment and invoice records: up to 10 years as required by §257 HGB and §147 AO. / Zahlungs- und Rechnungsunterlagen: bis zu 10 Jahre gemäß §257 HGB und §147 AO.
• Database backups: managed by our database/backup provider. Daily backups are retained for a short rolling window (currently 7 days) with point-in-time recovery, encrypted at rest and stored in the EU region. / Datenbank-Backups: verwaltet durch unseren Datenbank-/Backup-Anbieter. Tägliche Backups werden für ein kurzes, rollierendes Zeitfenster (derzeit 7 Tage) mit Point-in-Time-Recovery aufbewahrt, ruhend verschlüsselt und in der EU-Region gespeichert.
• AI Document Processing / Nidai DocuFlow — documents, invoices, receipts, PDFs and photos: retained as configured or agreed with the customer, then deleted or returned according to the contract. / KI-Dokumentenverarbeitung / Nidai DocuFlow — Dokumente, Rechnungen, Belege, PDFs und Fotos: gespeichert wie mit dem Kunden vereinbart oder konfiguriert, danach Löschung oder Rückgabe gemäß Vertrag.
• Company Knowledge Assistant / Nidai Brain — uploaded documents and knowledge base files: retained as configured or agreed with the customer, then deleted or returned according to the contract. / Unternehmenswissen-Assistent / Nidai Brain — hochgeladene Dokumente und Wissensbasis-Dateien: gespeichert wie mit dem Kunden vereinbart oder konfiguriert, danach Löschung oder Rückgabe gemäß Vertrag.
• Business Portals & Dashboards / Nidai Portal Studio and Web Apps & SaaS Development / Nidai Studio — project files: retained as configured or agreed with the customer, then deleted or returned according to the contract. / Portale & Dashboards für Unternehmen / Nidai Portal Studio und Web-Apps & SaaS-Entwicklung / Nidai Studio — Projektdateien: gespeichert wie mit dem Kunden vereinbart oder konfiguriert, danach Löschung oder Rückgabe gemäß Vertrag.

Deletion requests / Löschanfragen

Nidai will process deletion requests where legally possible. Some data may remain in backups until backup expiry or may be retained due to legal obligations, payment disputes, security incidents or claims.

Nidai bearbeitet Löschanfragen, soweit rechtlich möglich. Einige Daten können bis zum Ablauf der Backup-Frist in Backups verbleiben oder aufgrund gesetzlicher Pflichten, Zahlungsstreitigkeiten, Sicherheitsvorfällen oder Ansprüchen gespeichert bleiben.

Customer-controlled deletion / Kundengesteuerte Löschung

Where the service includes admin deletion features, customers remain responsible for deleting data they control and for instructing Nidai where processor deletion is required.

Wenn der Dienst Admin-Löschfunktionen enthält, bleibt der Kunde verantwortlich für die Löschung von Daten, die er kontrolliert, und für Weisungen an Nidai, soweit Auftragsverarbeitung betroffen ist.