Terms of Service / AGB

Brand

Nidai

Owner / Inhaber

Mohamed Essam Mohamed Shafey

Address / Anschrift

Frankfurter Allee 281, 10317 Berlin, Germany

Website

https://nidai.eu

Email / E-Mail

hallo@nidai.eu

Phone / Telefon

+49 157 51456670

Legal form / Rechtsform

Einzelunternehmen (sole proprietorship, not registered in the commercial register)

VAT / USt.

VAT is not charged pursuant to § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).

Tax / Steuer

Steuernummer pending; USt-IdNr. pending.

1. Parties and scope

These Terms apply to contracts between Nidai and business customers, private customers and users of Nidai services. For business-customer systems, end-users usually have no direct contract with Nidai; their relationship is with the business customer.

1. Parteien und Geltungsbereich

Diese AGB gelten für Verträge zwischen Nidai und Geschäftskunden, Privatkunden und Nutzern von Nidai-Diensten. Bei Systemen für Geschäftskunden haben Endnutzer in der Regel keinen direkten Vertrag mit Nidai; ihre Beziehung besteht zum Geschäftskunden.

2. Services

Nidai provides the services described below and related consulting, implementation, configuration, maintenance and support. AI Document Processing (Nidai DocuFlow) — AI document intake and accounting-preparation layer for invoices, receipts, PDFs, photos and forwarded emails; does not provide licensed tax advice. Company Knowledge Assistant (Nidai Brain) — private company knowledge assistant over internal documents, SOPs, manuals, emails and files, with answers supported by citations. Business Portals & Dashboards (Nidai Portal Studio) — fixed-scope build service for client portals, candidate portals, dashboards, document upload systems, internal tools and admin panels. Web Apps & SaaS Development (Nidai Studio) — agency arm for premium websites, landing pages, MVPs, dashboards, AI integrations and workflow automation. AI Receptionist — voice/call assistant that answers calls in German and English, qualifies callers, books appointments, handles cancellation/rescheduling, takes messages and sends confirmations/follow-ups.

2. Leistungen

Nidai erbringt die unten beschriebenen Leistungen sowie zugehörige Beratung, Implementierung, Konfiguration, Wartung und Support. KI-Dokumentenverarbeitung (Nidai DocuFlow) — KI-gestützte Dokumentenannahme und Vorbereitungsschicht; erbringt keine Steuerberatung als zugelassener Steuerberater. Unternehmenswissen-Assistent (Nidai Brain) — privater Wissensassistent mit Quellenangaben. Portale & Dashboards für Unternehmen (Nidai Portal Studio) — Festumfangsservice für Portale, Dashboards und interne Tools. Web-Apps & SaaS-Entwicklung (Nidai Studio) — Agenturarm für Websites, MVPs und KI-Integrationen. AI Receptionist — Sprach-/Telefonassistent für Anrufe, Terminbuchungen und Benachrichtigungen.

3. B2B and consumer customers

Some provisions apply differently to consumers and business customers. A consumer is a natural person acting mainly outside trade, business or profession. A business customer acts for business or professional purposes.

3. B2B und Verbraucher

Einzelne Regelungen gelten unterschiedlich für Verbraucher und Geschäftskunden. Verbraucher ist eine natürliche Person, die überwiegend außerhalb ihrer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit handelt. Geschäftskunden handeln zu gewerblichen oder beruflichen Zwecken.

4. Offers, orders and contract formation

A contract is formed when Nidai accepts an order, signs a proposal, receives payment, confirms a subscription, or starts work after written approval. Project scope, deliverables, price, timeline and assumptions are defined in the offer, order form, statement of work or subscription plan.

4. Angebote, Bestellungen und Vertragsschluss

Ein Vertrag kommt zustande, wenn Nidai eine Bestellung annimmt, ein Angebot unterzeichnet wird, Zahlung eingeht, ein Abonnement bestätigt wird oder Nidai nach schriftlicher Freigabe mit der Arbeit beginnt. Umfang, Ergebnisse, Preis, Zeitplan und Annahmen ergeben sich aus Angebot, Bestellformular, Leistungsbeschreibung oder Tarif.

5. Customer obligations

Customers must provide accurate information, necessary access, lawful content, approvals, API keys and instructions. Customers are responsible for ensuring that their own use of Nidai systems complies with applicable law, including privacy, employment, consumer, sector-specific and payment rules.

5. Pflichten des Kunden

Kunden müssen richtige Informationen, erforderliche Zugänge, rechtmäßige Inhalte, Freigaben, API-Schlüssel und Anweisungen bereitstellen. Kunden sind verantwortlich dafür, dass ihre Nutzung von Nidai-Systemen geltendes Recht einhält, insbesondere Datenschutz-, Arbeits-, Verbraucher-, Branchen- und Zahlungsrecht.

6. AI and automation limitations

Automated systems may produce errors, incomplete outputs or misunderstandings. Customers must review important outputs, especially invoices, accounting data, bookings, candidate data, medical-related context, payments and customer communications. Nidai does not provide legal, tax, accounting, financial, medical or recruitment-agency advice unless expressly agreed and legally permitted.

6. Grenzen von KI und Automatisierung

Automatisierte Systeme können Fehler, unvollständige Ergebnisse oder Missverständnisse erzeugen. Kunden müssen wichtige Ergebnisse prüfen, insbesondere Rechnungen, Buchhaltungsdaten, Buchungen, Bewerberdaten, medizinisch relevante Kontexte, Zahlungen und Kundenkommunikation. Nidai erbringt keine Rechts-, Steuer-, Buchhaltungs-, Finanz-, Medizin- oder Personalvermittlungsberatung, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich zulässig ist.

7. AI Document Processing (DocuFlow) limitations

AI Document Processing (Nidai DocuFlow) is a document-intelligence and preparation layer. It helps structure messy documents and prepare exports for accounting workflows such as DATEV or Lexware. It is not a replacement for a tax adviser, accountant, DATEV, Lexware or legally compliant archive unless a specific compliant archive feature is agreed.

7. Grenzen der KI-Dokumentenverarbeitung (Nidai DocuFlow)

KI-Dokumentenverarbeitung / Nidai DocuFlow ist eine Dokumentenintelligenz- und Vorbereitungsschicht. Es hilft, unstrukturierte Dokumente zu ordnen und Exporte für Buchhaltungsabläufe wie DATEV oder Lexware vorzubereiten. Es ersetzt keinen Steuerberater, Buchhalter, DATEV, Lexware oder ein rechtskonformes Archiv, sofern keine spezifische Archivfunktion vereinbart ist.

8. Payments and merchant flows

Nidai may charge fees through a payment provider. For restaurant or merchant flows, Nidai may technically connect customers and merchants through payment gateways and may receive or forward amounts only where agreed. Unless separately licensed, Nidai is not a bank, payment institution, escrow provider or regulated financial intermediary. Merchants remain responsible for their products, prices, taxes, refunds, chargebacks and customer obligations.

8. Zahlungen und Händlerflüsse

Nidai kann Gebühren über einen Zahlungsanbieter abrechnen. Bei Restaurant- oder Händlerflüssen kann Nidai Kunden und Händler technisch über Zahlungsgateways verbinden und Beträge nur nach Vereinbarung empfangen oder weiterleiten. Ohne gesonderte Erlaubnis ist Nidai keine Bank, kein Zahlungsinstitut, kein Treuhänder/Escrow-Anbieter und kein regulierter Finanzintermediär.

9. Prices and VAT

Prices are as stated in the offer or subscription plan. Unless otherwise stated, all prices are in EUR. VAT is not charged pursuant to §19 UStG while Nidai uses Kleinunternehmer status. If Nidai's tax status changes, future invoices may include VAT where legally required.

9. Preise und Umsatzsteuer

Preise ergeben sich aus Angebot oder Tarif. Sofern nicht anders angegeben, verstehen sich Preise in EUR. Solange Nidai die Kleinunternehmerregelung nutzt, wird gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet. Bei Änderung des Steuerstatus können zukünftige Rechnungen Umsatzsteuer enthalten, soweit gesetzlich erforderlich.

10. Subscriptions, cancellation and overage

Subscription periods, included usage, overage charges, cancellation windows and renewal terms are stated in the relevant plan. If no special term is agreed, subscriptions renew monthly and may be cancelled at the end of the current billing period.

10. Abonnements, Kündigung und Mehrverbrauch

Laufzeiten, enthaltene Nutzung, Mehrverbrauch, Kündigungsfristen und Verlängerung ergeben sich aus dem jeweiligen Tarif. Ohne besondere Vereinbarung verlängern sich Abonnements monatlich und können zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

11. Project delivery and change requests

Fixed-price projects include only the agreed scope. Additional features, revisions, integrations, emergency work, third-party costs or scope changes require a change request and may be charged separately.

11. Projektlieferung und Änderungswünsche

Festpreisprojekte umfassen nur den vereinbarten Umfang. Zusätzliche Funktionen, Revisionen, Integrationen, Eilarbeit, Drittanbieter-Kosten oder Umfangsänderungen benötigen einen Änderungsauftrag und können gesondert berechnet werden.

12. Consumer cancellation rights

Consumers may have a statutory withdrawal right for distance contracts. The separate Withdrawal Instruction applies. For custom-made digital work, services started with the consumer's consent, or digital content/services delivered before the withdrawal period ends, the withdrawal right may expire or be limited where legal requirements are met.

12. Widerrufsrechte für Verbraucher

Verbrauchern kann bei Fernabsatzverträgen ein gesetzliches Widerrufsrecht zustehen. Es gilt die separate Widerrufsbelehrung. Bei individuell angefertigten digitalen Arbeiten, mit Zustimmung begonnenen Dienstleistungen oder vor Ablauf der Widerrufsfrist bereitgestellten digitalen Inhalten/Diensten kann das Widerrufsrecht unter gesetzlichen Voraussetzungen erlöschen oder eingeschränkt sein.

13. Intellectual property

Unless otherwise agreed, Nidai retains rights to pre-existing tools, templates, methods, components and know-how. After full payment, the customer receives the agreed usage rights to the deliverables. Third-party components remain subject to their own licenses.

13. Geistiges Eigentum

Sofern nicht anders vereinbart, behält Nidai Rechte an bestehenden Tools, Vorlagen, Methoden, Komponenten und Know-how. Nach vollständiger Zahlung erhält der Kunde die vereinbarten Nutzungsrechte an den Ergebnissen. Drittanbieter-Komponenten unterliegen ihren eigenen Lizenzen.

14. Confidentiality

Both parties must keep confidential information secret and use it only for the contract. This obligation survives termination.

14. Vertraulichkeit

Beide Parteien müssen vertrauliche Informationen geheim halten und nur für den Vertrag nutzen. Diese Pflicht besteht nach Vertragsende fort.

15. Data protection

The Privacy Policy applies. Where Nidai processes personal data on behalf of a business customer, the DPA/AVV applies.

15. Datenschutz

Es gilt die Datenschutzerklärung. Soweit Nidai personenbezogene Daten im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet, gilt der AVV.

16. Availability and support

Nidai aims to provide reliable services but does not guarantee uninterrupted availability. Third-party providers, internet access, telephony networks, payment gateways, hosting providers and customer systems may affect availability.

16. Verfügbarkeit und Support

Nidai bemüht sich um zuverlässige Leistungen, garantiert aber keine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Drittanbieter, Internetzugang, Telefonnetze, Zahlungsgateways, Hosting-Anbieter und Kundensysteme können die Verfügbarkeit beeinflussen.

17. Liability

Nidai is liable without limitation for intent, gross negligence, injury to life, body or health and mandatory statutory liability. For slight negligence, Nidai is liable only for breach of material contractual obligations and limited to typical foreseeable damage. For business customers, liability may be further limited in the offer or contract where legally permitted.

17. Haftung

Nidai haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie zwingender gesetzlicher Haftung. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Nidai nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden. Gegenüber Geschäftskunden kann die Haftung im Angebot oder Vertrag rechtlich zulässig weiter begrenzt werden.

18. Termination and suspension

Nidai may suspend or terminate services if customers fail to pay, misuse services, provide unlawful content, compromise security or violate material obligations. Statutory termination rights remain unaffected.

18. Kündigung und Sperrung

Nidai kann Leistungen sperren oder kündigen, wenn Kunden nicht zahlen, Dienste missbrauchen, rechtswidrige Inhalte bereitstellen, die Sicherheit gefährden oder wesentliche Pflichten verletzen. Gesetzliche Kündigungsrechte bleiben unberührt.

19. Governing law and jurisdiction

German law applies, excluding conflict-of-law rules and the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods. For business customers, Berlin, Germany is the place of jurisdiction where legally permitted. Mandatory consumer protection rules of the consumer's country may remain applicable.

19. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts. Für Geschäftskunden ist, soweit rechtlich zulässig, Berlin Gerichtsstand. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Aufenthaltslandes des Verbrauchers können unberührt bleiben.

20. Changes

Nidai may update these Terms for future contracts or subscriptions with reasonable notice where legally permitted.

20. Änderungen

Nidai kann diese AGB für zukünftige Verträge oder Abonnements mit angemessener Frist ändern, soweit rechtlich zulässig.